Aunque mis métodos para ser eficiente al trabajar desde casa son bastante tradicionales, y disfruto comparándolos con los de gente exitosa para ver qué les funciona y qué puedo replicar, entiendo que no todo el mundo llega al placentero resultado del ‘to do list’ todo tachado de la misma forma. Eso lo descubrí en estas últimas ocho, doce, en realidad ya no sé ni cuántas semanas van, de estar compartiendo oficina con mi esposo.
Mi escritorio bien iluminado, con maceteros y afiches enmarcados, con la mejor silla que he encontrado para mantener la concentración y evitar los dolores de espalda, producto de una exhaustiva investigación que involucró una entrevista a una profesora de educación pública estadounidense y un banquero que intercambió su Herman Miller por una pelota de yoga de 65 cm, no le podría interesar menos a mi pareja. Su escritorio y asiento es nuestra cama, o cualquier esquina de la casa que se encuentre en el momento en el que decide que el día laboral empezó. Verlo romper todas las reglas de productividad -y de decoración de Pinterest- me desespera, pero a él le funciona. Según él, ahora es más productivo que nunca.
Entender que algunos logran prosperar haciéndole caso omiso a las reglas de productividad es recordar cuán distintos podemos llegar a ser. La llegada del coronavirus nos llevó a casi todos a trabajar desde casa, pero también nos hizo revaluar cómo luce ser eficientes y cómo podemos encontrar los trucos que hacen la diferencia para nosotros a la hora de trabajar desde este sitio.
Estos son los trucos descubiertos y puestos en práctica por 4 personas talentosas, altamente productivas y con realidades diametralmente opuestas durante la cuarentena, para ser eficientes y no agotarse en el camino, esperamos que alguno pueda ser de utilidad:
Consejos para trabajar desde casa (sin agotarte)
Busca una forma de cansar al cuerpo, para poder descansar mejor en la noche
Una pareja de arquitectos que vive en Barcelona, vamos a llamarlos Igor y Valentina, se vio en la obligación, como la mayoría de los residentes españoles, de mudar sus proyectos de la oficina a la casa por un período indefinido de tiempo. El día que conversamos tenían un poco más de un mes y medio sin salir a otra cosa que no sea ir al mercado.
Apenas ese domingo permitieron que los niños salieran a caminar por las aceras en España, pero Igor y Valentina no tienen ni hijos ni perros para pasear. “Algo físico me hace falta, de hecho cuando no hago [ejercicio] duermo peor, el cuerpo como que no se termina de cansar de estar tanto en casa”, explica Valentina. Por eso ella aparta una hora diaria que es solo suya, “yo me encierro en el cuarto a hacer yoga e Igor se pone a lanzar golpes y a boxear, y así los dos drenamos un poco”.
Eleva a tu pareja cuando esté abajo, y deja que el otro te ayude cuando la situación sea al revés
Ya lo decía la terapeuta sexual y de pareja, Loretta Nieto, en una conversación con Vogue acerca de algunos consejos que podemos poner en práctica para hacer la cuarentena más llevadera al lado de tu pareja, “uno de los peores enemigos en una pareja es sentirse solo en una relación”. Y uno de los peores enemigos en un home office con tu pareja es que el otro no esté en el mismo lugar que tú.
“Si vives con alguien, es bueno tratar de mantener energías parecidas, si uno está ‘down’ el otro debe tratar de animarlo, porque la dinámica se puede volver tóxica y más difícil con estos cambios”, explica Valentina.
Utiliza el tiempo extra en cultivarte
“Yo no tengo trabajo de oficina [ahora], más allá de cosas puntuales que me han pedido, pero sí tengo varias cosas andando a la vez: mejorar mi portafolio, proyectos personales, cursos, etc. Lo que hago que me funciona es poner actividades por franjas y así voy haciendo check”, explica Igor. Y comparte conmigo un ejemplo de cómo diseña su día:
9 a 11 – Modelo 3d del proyecto.
11 a 1 – Curso de Branding
1 a 2 – Mejoramiento del CV
“Ese horario lo trato de escribir la noche anterior para ya empezar el día con un incentivo”, cuenta Igor, sabiamente, sobre cómo está invirtiendo en sí mismo para no dejar que la falta de trabajo lo consuma.
Encuentra en tu pareja tu colaborador y tutor
Al principio de la cuarentena Igor y Valentina crearon espacios separados de trabajo, para no interrumpir al otro con sus llamadas o con su música. Pero esto no duró mucho.
“Nos aburrimos y montamos una mesa común”, cuenta Valentina. “Sí eso, duró un día y medio”, completa Igor.
Ahora Valentina está dedicando un par de horas al día para enseñarle a Igor a utilizar un programa que usan en su oficina que él no conocía. Él opina sobre sus proyectos y la ayuda cuando está bloqueada. El espacio compartido resultó ser la mejor decisión para ellos dos.
Identifica las 5 cosas indispensables para ser productivo en la oficina
Andrea, una diseñadora gráfica que vive entre Ciudad de México y Caracas, necesita su propio espacio para poder trabajar, y ese espacio tiene unas características particulares. “A mi me ayudó generar una mini oficina”, y explica que cada quien tiene cinco cosas que lo ayudan a tener un home office productivo, estas pueden ser distintas a las de otros. Las de Andrea, en el momento en el que hizo la transición del mundo corporativo al mundo del freelance hace unos años, fueron:
1) Un buen desktop para ver el trabajo bien
2) Una impresora, un escáner y unas bocinas buenas
3) Una buena silla
4) Una esquina que es el lugar donde trabajaría siempre
5) Buenos audífonos que la ayudaran a ‘descontextualizar’ el trabajo del mundo exterior
Nunca trabajes en varios proyectos creativos a la vez, en las mismas etapas
Andrea es una diseñadora prolífica, capaz de conceptualizar y ejecutar ideas de alta calidad que no se parecen entre sí, casi simultáneamente. Pero explica que la clave para esta abundancia de productos está en el “timing” y cómo administra las etapas de cada proyecto.
“En la mañana del lunes, por ejemplo, me doy el tiempo de investigar para mis proyectos, procurando no divagar, y eso se empieza a quedar en mí, y no importa que avance la semana y no haya comenzado a activamente trabajar en el proyecto, las ideas comienzan a florecer solas, desde el momento de la investigación ya la mitad de mi cerebro está dedicada a desarrollar ese proyecto. Pero solo tengo un proyecto creativo cocinándose una semana a la vez, la mitad del cerebro no puede estar ocupada por dos proyectos al mismo tiempo”.
Qué hacer cuando te quemas
Andrea nos cuenta que hace poco experimentó un ‘burnout’ porque por cosas relacionadas con la pandemia le falló la regla de no solapar las fases creativas de los proyectos en la misma semana, “me coincidieron demasiadas cosas y me generó mucha ansiedad y lo que decidí fue hacer lo contrario de ejecutar. Me alejé de la situación, y analicé los tiempos de cada proyecto para ver cómo desde la estrategia podía conseguir darme el espacio que necesitaba para liberarme del burnout y volver a retomar los proyectos con un punto de vista fresco”.
“Soltar el proyecto y retomarlo al día siguiente, así te genere ansiedad pensar en el día perdido, es fabuloso porque al no estar ansioso, cansado, la mente vuelve a la solución”.
La economía de las horas y el ego
El mejor tip, según Andrea, es que evalúes en qué momento eres más productivo, si eres mañanero o taciturno, y cuándo tienes menos distracciones en tu casa para generar el tiempo de espacio creativo, y dejar para espacios en los que hay más gente tareas más automáticas.
Ahora no hay mucha gente entrando y saliendo de las casas, pero si vives en pareja y tienes hijos, no es mala idea negociar hacer babysitting en tu momento menos productivo, laboralmente hablando, y hacer relevo de cuidado infantil cuando te estás sintiendo más creativa.
Las apps de deadlines artificiales y la fuerza de un deadline real
Daniel trabaja para una compañía de comercio electrónico internacional con oficinas en Costa Rica. Su obsesión con la productividad viene de que es un procrastinador por naturaleza, o por lo menos es lo que asegura en su conversación con Vogue. Eso lo ha convertido en un coleccionista de apps ideales para hacer home office, un conocedor de atajos de teclado y técnicas de productividad.
“Me pasa algo cómico, porque justo tengo un súper borrador en el blog para hablar sobre técnicas de productividad en tiempos de cuarentena”, ¡qué oportuno!, “pero no he tenido tiempo de publicarlo”.
“El app Toggle, se utiliza para contar tus horas, probablemente fue diseñado para cobrarle a clientes”, cuenta Daniel, “pero le puedes dar uso personal para clasificar tu día en un par de proyectos grandes. Cuando pones el reloj a trabajar se convierte en un incentivo, y ha sido mi metodología de trabajar remoto. Creo que funciona en ciertos ‘mindsets’, cuando lo que necesitas es sacudir tus tareas y ordenar un poco”.
A la semana siguiente de haber llegado a Miami a Daniel le explotó el trabajo y se dio cuenta que ni había usado el app en toda la semana, “pero fui súper productivo porque habían tantos ‘deadlines’ que simplemente tenía que hacer”.
“Hay muchos trucos para ponerte deadlines artificiales, pero nada como un deadline real. Si sabes que el entregable es para mañana a una hora, haces todo lo necesario para lograrlo”.
La técnica pomodoro
“Tengo años usando, tanto remotamente como en la oficina, pomodoro, los 25 minutos del reloj italiano. Arranca 25 minutos y generalmente si llegas a ese tiempo, concentrado en una tarea, agarras inercia y sigues, lo más difícil es arrancar.”
Teóricamente después de los 25 minutos te agarras 5 de descanso, pero supongo que si ya estás caliente y quieres aprovechar el tiempo sigues, saltándote el break.
Cuando Daniel no se está sintiendo muy productivo trata de medir las tareas en pomodoros, “a tal cosa le voy a dedicar 1, 2, ó 3 pomodoros, entonces comienzas a calcular el día en esas unidades de tiempo. Un día muy productivo para mi son como 5 pomodoros, eso me ayuda a salir del estancamiento”.
Cuando la tecnología no funciona, vuelve a los básicos
“Yo tengo todos los time managers para Mac y iOS, y cuando tengo mi vida totalmente calibrada todo entra ahí, y cuando se sale de control vuelvo a post its. Escribo en la mañana 3 cosas por hacer de trabajo y 3 cosas personales”.
La limitante de espacio es un equivalente al tiempo en la vida real. Todo día tiene espacio para una cosa grande y tres cosas pequeñas, nos cuenta Daniel. “Cuando tienes que agarrar otro post it para anotar más tareas en el día, lo más probable es que no te den las horas para hacerlas. Es bueno tener esa claridad”.
Borra las aplicaciones que te distraen y no te dejan alcanzar tus metas
Daniel tiene una teoría de que el tema del ‘burnout’ hay que manejarlo como si el trabajo, y la vida, son un maratón: hay un momento en el que hay que correr y hay que darnos chance a descansar otros días.
“Yo desde hace tiempo borré Twitter e Instagram del celular, solo lo tengo en el iPad, y en la Mac hago lo mismo, borro el app y la página no me gusta entonces no la consumo. Cuando estoy en ‘down times’ [de menos trabajo] lo vuelvo a instalar, pero cuando es momento de correr, desaparecen.
Si ninguno de estos trucos te funciona, duerme tranquilo o tranquila, pensando que hay un hombre, ahí afuera, trabajando por más de 8 horas diarias enrollado en una esquina, sin silla, sin escritorio, sin afiches bonitos, sin post its. Y yo lo tengo que ver sabiendo todo lo que ahora sé sobre productividad.